ملف الموظف في أودو: المهارات والمستويات والأهداف خطوة بخطوة

أهم جزء في الـ HR هو أيقونة الموظفين. فيها كل الموظفين الموجودين عندك في الشركة بالكامل، ومعهم الأقسام: الأقسام الأساسية، والأقسام الفرعية، والفرعية من الفرعية، وهكذا — وكل قسم فيه موظفوه ومسمياتهم الوظيفية.

وكارت الموظف تراه من الخارج بتفاصيله من غير أن تدخل عليه: الإيميل، والتليفون، والوسم (Tag) الذي وضعته عليه كما قلنا في الحلقة السابقة.

ولاحظ الترتيب من أول حلقة: أول شيء شرحناه في الـ HR كان كيف تضع الأقسام — لأنك تعيّن على أساسها. الأقسام تُبنى أولاً، ثم يأتي الموظفون فوقها.

الإعدادات: الحد الذي تقف عنده

أول شيء هو الكونفجريشن. ونقولها بوضوح: لا تحاول أن تلعب في الإعدادات. كلما ابتعدت عنها كان أفضل، ولا تحاول أن ترى تفاصيلها كثيراً. ولو احتجت أن تعدّل شيئاً فيها، الأفضل أن تكون مع مختص أو تحت استشارة مختص وأنت تعملها بيدك، أو أن تسلّمها لمختص يشتغل عليها هو.

والإعدادات نفسها ليس فيها الكثير من الخيارات على أي حال — لأن فتح الإعدادات بالكامل له طريق آخر اسمه الـ Developer Mode، وهذا ليس موضوعنا الآن حتى لا يطول الفيديو أكثر من اللازم. لكن ما تراه هنا يكفي لأشياء عملية، وهي كلها اختيارات بسيطة بضغطة:

• العمل عن بُعد — تفعّله فتُفتح إعدادات تجعل الموظف يشتغل من البيت أو من مكان بعيد.
• ساعات العمل الافتراضية للشركة — 40 أو 38 أو 35، حسب الشركة التي أنت فيها.
• صلاحية الموظف على بياناته — لو فعّلتها دخل الموظف وعدّل الداتا الخاصة به بنفسه، ولو لم تفعّلها فلا يستطيع.

وهذا الجزء في النهاية ليس إدارة يومية، هو حوكمة للقسم الذي أنت موجود فيه.

الأقسام ومواقع العمل — أشياء تُضبط مرة واحدة

بعد الإعدادات يأتي الكونفجريشن الفعلي. أول شيء الأقسام، وتضيفها كما رأينا في الفيديو الأول — قسم الـ IT الذي أضفناه في الحلقة الماضية مثلاً.

ثم مواقع العمل. لو للشركة أكثر من موقع، تضيفها كلها: فرع في دبي، وآخر في ديرة، وثالث في بزنس باي، وفرع في أبوظبي، وفرع في الرياض. وتضيف كذلك “من البيت” كموقع عمل مستقل لمن يعمل من بيته. ولكل موقع تضع العنوان، وتختار الصورة، وتختار أي شركة من شركاتك يتبع، وتحفظ. وبعدها، وأنت تنشئ الموظف، تختار له موقع عمله من هذه القائمة الجاهزة.

ولاحظ طبيعة هذه الشاشات: هي أشياء تعملها مرة واحدة وتمرّ. أنت لا تضيف فرعاً جديداً كل يوم. ونحن كشركة تنفيذ ننفّذ لك المشروع ونعملها لك في البداية، ثم تشتغل أنت بالنظام ولا تحتاج إلى الدخول فيها أصلاً.

ومنها كذلك أسباب المغادرة: مطرود، مستقيل، متقاعد، أو الوفاة — الله يرحم الجميع — أو أي سبب آخر تريد أن تضيفه. أي سبب يغادر به الموظف الشركة يُسجَّل باسمه، حتى لا تكون كل حالات الخروج عندك سطراً واحداً غامضاً.

المهارات: النوع، والمهارة، والمستوى

هنا حتّة مهمة. المهارات في أودو مبنية على ثلاث طبقات، ولو فهمت الثلاث فهمت الباب كله:

1. نوع المهارة (Skill Type) — الـ IT مثلاً، أو اللغات.
2. المهارات الفرعية داخله — في الـ IT: تطوير الويب، إدارة قواعد البيانات، الحوسبة السحابية، وأشياء كثيرة غيرها. وفي اللغات: الفرنسية، الإسبانية، وما شئت.
3. المستويات — وهذه أهم نقطة: المستويات ليست واحدة في النظام كله، بل لكل نوع مستوياته. في الـ IT: خبير، متقدم، متوسط، وصولاً إلى مبتدئ. وفي اللغات مقياس مختلف تماماً: من A1 إلى C2، أي من أول المبتدئ إلى أعلى مستوى في اللغة.

وهذا معناه أنك لا تقيس المبرمج بمسطرة اللغات، ولا تقيس اللغة بمسطرة الـ IT. كل نوع ومسطرته.

فحين تُسنِد مهارة لموظف، أنت تختار ثلاثة أشياء بالترتيب: النوع، ثم المهارة داخل النوع، ثم مستواه فيها. تختار “لغات”، ثم “الإنجليزية”، ثم “B2”.

وتستطيع أن تبني نوعاً جديداً بالكامل. لنعمل نوعاً اسمه مهارات البيع. النوع الأساسي هو البيع، ثم نبدأ نقول ما المهارات الموجودة داخل المبيعات: التفاوض، والإغلاق، والمتابعة، وتدريب من تحته من الناس. ثم نضع المستويات التي سنقيس بها: ممتاز ونسبته 100%، ومتوسط ونسبته 75%، وضعيف ونسبته 20%. وبهذا انتهى النوع وصار جاهزاً لأي موظف مبيعات عندك.

كيف تبدو خريطة مهارات موظف واحد

نطبّق هذا على أحمد حسن، الموظف الذي أنشأناه في الفيديو السابق داخل الشركة. ندخل على صفحته الأساسية، وفي جزء المهارات — تحت الـ Resume الذي أضفناه المرة الماضية — نبدأ الإضافة.

نختار من القائمة نوع “مبيعات”، فتطلع لنا المهارات التي اخترناها للتو. فنقول: في التفاوض متوسط. نحفظ ونضيف جديداً: في المتابعة ضعيف جداً. ثم: في الإغلاق 100% — يجلس مع العميل فيقفل لك الصفقة. ثم: في تدريب من تحته ممتاز، يضبط الناس الشغّالين معه زي الفل.

ثم نضيف نوعاً آخر: اللغات. العربية لغته الأم بنسبة 100%، والإنجليزية عند C1، والألمانية عند مستوى مبتدئ.

انظر ماذا صار عندك الآن. تحت أحمد نوعان: مبيعات ولغات. وداخل المبيعات أربع مهارات بمستوى كل واحدة منها. وداخل اللغات ثلاث لغات بمستوى كل واحدة. أي أنك صرت تعرف — بضغطة واحدة — اللغات التي يتقنها هذا الموظف ومستواه في كل لغة، ومهاراته البيعية ومستواه في كل مهارة على حدة. وتضيف فوق ذلك ما شئت: مهارة في التسويق، أو شهادة، أو أي نوع آخر تبنيه.

وهذه هي القيمة الحقيقية: لم تعد تسأل “مَن عنده إنجليزي كويس؟” فيجيبك أحدهم من ذاكرته. صارت الإجابة في شاشة.

الوظائف: تضيفها من مكانين، وهي نفسها

جزء الوظائف لن نفصّله كثيراً هنا لأننا أضفناه من داخل التوظيف في الحلقة الماضية. لكن الفكرة الأساسية التي تستحق أن تُقال أن كل الشاشات منفذة على بعضها: أنا من داخل قسم الموظفين أستطيع أن أفتح نفس شاشة الوظائف الموجودة في التوظيف.

فتضيف وظيفة — مدير IT مثلاً — بكل تفاصيلها: القسم الذي تتبعه، وموقعها، ونوع التوظيف كامل أم جزئي، والعدد المستهدف — كم موظفاً تريد في هذا المنصب — ومنشورة أم لا، وعلى أي موقع إلكتروني تُنشر، لأنك قد تدير أكثر من موقع من نفس النظام وهذه من المزايا الموجودة فيه. ثم تختار من هو الـ Recruiter، ومن هم المحاورون، ونموذج المقابلة — وكل ما عملناه في الحلقة السابقة تستطيع أن تعمله من هنا.

ولو أضفت وظيفة جديدة بسرعة — منسّق IT مثلاً — تضغط على النقاط الثلاث بجانبها ثم Configuration، فيفتح لك نفس الصفحة التي كنا نفتحها من قسم الموظفين، لكن من داخل التوظيف. الوظيفة واحدة، والمكان الذي تدخل منه هو المختلف.

أنواع التوظيف وجداول الدوام

أنواع التوظيف الافتراضية: دائم، ومؤقت، وموسمي، وتحت التدريب، ودوام كامل، ودوام جزئي، وفريلانس.

ولك أن تنظّفها من أول يوم. لو أنت لا تستعمل الدائم ولا المؤقت ولا الموسمي ولا التدريب، تحدّدها كلها، فيظهر لك فوق زر Actions الذكي فتختار: أرشفة أم حذف نهائي. فتبقى عندك الأنواع التي تشتغل بها فعلاً فقط: فريلانس، دوام جزئي، دوام كامل. وهذه خطوة صغيرة توفّر على كل موظف في الشركة قائمة طويلة لا تعنيه.

ثم جداول الدوام. وهذه تفرق حين تكون شركتك في أكثر من بلد: فرع العراق يعمل بنظام 60 ساعة، وفرع دبي بنظام 40 ساعة. فتضيف جدولاً جديداً — مقر أربيل مثلاً — وتختار نفس الشركة، وتضع 60 ساعة، وتعدّل الأيام من الاثنين إلى الجمعة، وتختار التوقيت الزمني للعراق. ومن نفس الشاشة ترى كم عقداً يعمل على كل جدول، فتعرف حجم كل نظام دوام عندك بالأرقام.

وأكرّرها هنا كذلك: هذه من الأشياء التي يُفضَّل أن ننفّذها لك في البداية، لا أن تعملها بنفسك.

خطط الانضمام: قسم بعينه أم الشركة كلها

خطة الانضمام (Onboarding) وخطة المغادرة (Offboarding) هما ما ينفَّذ تلقائياً حين يأتي موظف جديد أو يترك موظف قديم الشركة.

تنشئ خطة انضمام، وتختار الشركة، ثم تأتي النقطة التي يخطئ فيها الناس: حقل القسم.

• لو تركت القسم فارغاً، فهذه خطة عامة تنطبق على الشركة كلها.
• ولو حدّدت القسم — الـ IT مثلاً — فكل موظفي هذا القسم تُفتح لهم خطة الـ IT، ومعها الخطة العامة لو كانت موجودة.
• والموظف في المبيعات لن تُفتح له خطة الـ IT، ولن تظهر له أصلاً.

ثم تضع أنشطة الخطة: أول شيء أن يرفع لك في الـ IT شهادةً معينة، ثم اجتماع مع مشرفه، ثم مهمة (To-Do) بأن يأخذ تدريباً بشكل معيّن. وبعدها أي أحد يدخل قسم الـ IT، تُطلِق له الخطة فتبدأ تنفَّذ معه أوتوماتيك، وتنزل أنشطتها وحدها.

الشارات والأهداف: تحفيز من غير فلوس

الشارات (Badges) حاجة تحفيزية، ليست من صميم عملنا لكنها موجودة وتُستعمل بسهولة. تنشئ شارة — سمّها Joker مثلاً — وتضع لها صورة، ووصفاً، وتحدد من يستطيع منحها: الجميع أم أشخاص بعينهم. وتربطها بشرط يحققه الموظف.

ثم التحديات والأهداف. تفتح هدفاً وتختار المستخدمين المشمولين — الموظفين — ثم تعرّف الهدف نفسه: أوامر بيع جديدة مثلاً، بتارجت مليون، وتاريخ بداية، وتاريخ نهاية لو للموضوع نهاية. ثم تنزل إلى خيار المكافأة: من ينجح في هذا الهدف يأخذ شارة الـ Joker التي أضفناها قبل قليل. ولأفضل مستخدم تعطي شارة أعلى — Joker Plus مثلاً — فيكون هذا كده “أنت برنس”. ولاحظ أن العلاقة تعمل في الاتجاهين: حين تضيف شارة جديدة تستطيع أن تختار من داخلها التحدي الذي تريد ربطها به.

وسجلّ الأهداف يريك أين وصل كل شخص: فلان أخرج كم فاتورة، وباع بكم، فيحسب لك كم حقق من هدفه بالنسبة المئوية.

وهذه الحاجات مفيدة جداً. أن يكون أمام الموظف هدف يراه طول الوقت — حتى لو لم تكن عليه عقوبات ولا خصومات، وحتى لو كانت الشارة لا تعطيه فلوساً ولا حوافز — فهو على الأقل عنده هدف يحققه ويشتغل عليه ويأخذ في نهايته شارة. وضبط شيء كهذا هو من شطارة الـ HR.

التقارير: المهارات والشهادات والهيكل التنظيمي

منهجية التقارير واحدة تقريباً في النظام كله، كما قلنا في الفيديو السابق: تدخل على الـ Pivot Table، وتختار المقاييس التي تريدها، وتضع الحقول على المحور الرأسي والأفقي، ثم توسّع — فيخرج التقرير بالتفاصيل التي تريدها كلها.

وفي الموظفين تقارير تستحق أن تُبنى وتُحفظ:

• العقود — كل العقود الموجودة عندك في الشركة: كم عقداً جديداً لم يتحوّل ولم يبدأ بعد، وكم عقداً شغّالاً. وتدخل على كل عقد منها وترى تفاصيله.
• المهارات — تفتح البيفوت وتختار نوع المهارة، وداخله المهارة، ثم تضيف مستوى المهارة من التجميع المخصص (Custom Group)، وتوسّع فيفتح لك كل التفاصيل، وتضعه على المحور الرأسي. فتخرج كل من عنده مهارة معينة ونسبته فيها. ثم تحفظه باسم — “مهارات الموظفين” — فيبقى محفوظاً لك للمستقبل ولا تعيد بناءه كل مرة.
• الشهادات — من أخذ أي شهادة ومتى تنتهي: شهادة AWS Cloud مأخوذة في 2023 وتنتهي في 2025، وأخرى Oracle انتهت فعلاً فصاحبها محتاج إلى تجديدها. فأنت ترى كل الموظفين ومعهم شهاداتهم ومواعيد انتهائها في شاشة واحدة.
• الهيكل التنظيمي — الرئيس التنفيذي، وتحته ثلاثة مديري أقسام، وتحت كل مدير قسم قادة الفرق، وتحت كل قائد فريق موظفوه.

وفوق ذلك تخرج مقياساً لأي شيء تريده: كم موظفاً عندك، كم واحداً يعمل من البيت، والتقييمات — كلها تقارير للموظفين تخرجها من هنا.

بهذا يكون كل ما يخص الموظفين قد صار موجوداً في هذا الموديول، ومررنا عليه من الألف إلى الياء: من القسم الذي تُعيَّن عليه، إلى ملف الموظف ومهاراته، إلى عقده وشهاداته وهدفه وشارته وموقعه على الهيكل التنظيمي.

والأقسام الباقية في الـ HR أخفّ من هذه — هذه على الأغلب أثقل واحدة فيها، وربما يكون البي رول ثقيلاً كذلك لكن ليس بنفس المستوى. فالفيديوهات القادمة ستكون أقصر، وموعدنا فيها الحضور والمرتّبات.