الإجازات في Odoo: أنواع Time Off والموافقات والأرصدة

الجزء الخاص بالـ Time Off مررنا عليه سريعاً في الفيديوهات السابقة، لكنه يستحق أن نأخذه بشكل مرتّب من أوله: من أين تُصنع أنواع الإجازات، ومن الذي يوافق عليها، وكيف يصل الرصيد إلى الموظف، وكيف ينقص أمام عينه.

أنواع الإجازات: هنا يُضبط كل شيء

ادخل على Configuration وستجد أنواع الـ Time Off الموجودة عندك — Extra Hours وغيرها، بالتفاصيل الخاصة بكل نوع.

نضيف نوعاً جديداً، وليكن Annual Leave. كل ما بعد ذلك هو مجموعة قرارات، وكل قرار منها له أثر مباشر على ما سيحدث حين يقدّم موظف طلباً.

من الذي يوافق على الطلب؟

الـ Approval له أكثر من وضع:

• لا أحد — أنت غير محتاج شخصاً يعمل Approve لهذا النوع أصلاً.
• Time Off Officer — الشخص المسؤول عن الإجازات من الـ HR.
• مدير الموظف — الشخص الذي يعطي الـ Approve للموظف، وهو محدَّد في بروفايل الموظف كما رأينا في الجزء الخاص بالبروفايل.
• الاثنان معاً — المدير والـ Time Off Officer، فيكون لازم اثنان يعملان Approve.

هذا أول قرار، ولا تتعامل معه كتفصيلة شكلية: هو الذي يحدّد عدد مراحل الطلب في السيستم.

Allocation: هل يحتاج النوع إلى رصيد مخصّص؟

أنا حين أمشي أسبوعين إجازة سنوية، فأنا محتاج أن يكون لي Allocation — رصيد مخصّص. فبالتالي هذا النوع لازم يُضبط على أنه يحتاج Allocation.

في المقابل، هناك حاجات لن تعمل لها Allocation: أنت ستستأذن ساعة أو ساعتين أو ثلاثاً، وهذه لا تحتاج رصيداً مخصّصاً. والـ HR هو الذي يحدّد هذه التفاصيل: هل نعمل Allocation أم لا.

الأيام الإضافية والإشعارات

النقطة التالية: هل يقدر الموظف أن يطلب أياماً زيادة؟ لو له ١٢ يوماً، هل من حقه أن يطلب أياماً إضافية فوقها؟ لو اخترت Extra Days فهو يقدر يطلب.

ولاحظ أن هناك موافقة أخرى منفصلة هنا: الأيام الزيادة هذه — أي طلب الـ Allocation الإضافي — هل تُعتمد بواسطة الـ Time Off Officer أم لا؟ الموافقة الأولى كانت على طلب الإجازة (Time Off Request)، وهذه على طلب الرصيد (Allocation Request). لا تخلط بينهما.

ثم تحدّد من الذي يصله Notification حين تحدث إجازة من هذا النوع.

باليوم أم بالساعة؟ وغياب أم وقت عمل؟

الـ Time Off تُحتسب إما بالساعة — كما قلنا، سيمشي ساعة ويجيء ساعة ويرجع — وإما باليوم. وأعلى حاجة تكون باليوم، لأنك ستعطي ٢٠ يوماً أو ٣٠ يوماً أو ١٢ يوماً أو يومين أو يوماً. وهناك نصف يوم: تمشي بعد الظهر مثلاً.

بعدها تحدّد نوعين آخرين:

1. Absence أم Work Time — هل هذا الوقت يُحسب شغلاً أم غياباً؟ الإجازة التي تقفل فيها تليفونك غياب.
2. الـ Type — هل هو Attendance، أم Overtime، أم Paid Time Off، أم Sick Time Off، أم Unpaid؟ ولنقل إن الـ Annual Leave الذي نعمله الآن هو Paid Time Off.

بهذا تكون قد عملت نوع Time Off جديداً اسمه Annual Leave، جاهزاً للاستخدام.

Accrual Plans وPublic Holidays

باقي الأقسام في الـ Configuration لها علاقة بالخطط والأيام العامة.

Accrual Plans هي الخطط التي يكبر بها الرصيد مع سنوات الخدمة: بعد أربع سنوات — مثلاً — يكون لك كذا يوماً، وبعد سنوات أكثر كذا. هذه Milestones تقدر من خلالها أن تأخذ الخطة، أو تأخذ الـ Overtime، أو تحصّل هذا الرصيد أو تأخذ تعويضاً عنه.

Public Holidays هي الإجازات التي يأخذها الناس كلهم: عيد كبير، عيد صغير، وغيرها. وتحتها الأيام الإجبارية — العيد القومي للبلد مثلاً من أول ديسمبر إلى ثلاثة ديسمبر — وهذه بالنسبة لك لازم يأخذ فيها الجميع إجازة.

التقارير: من أخذ إجازة، وكم مرة

تقرير الـ Time Off تقدر تراه بالموظفين أو بالنوع، وتقدر تشتغل عليه بالـ Pivot: تعمل الـ Measures بتاعتك، وتعمل الفلاتر، وتضبط المتغيرات والمؤشرات التي تقيسها.

فتشوف كم واحداً أخذ Sick Time Off، وكم مرة أخذها، ومن هم الموظفون الذين أخذوها. هذه هي القراءة التي تحتاجها الإدارة فعلاً، وليست قائمة الطلبات.

شاشة الإدارة: Approve ثم Validate

في قسم Management تجيء كل الـ Time Off الموجودة، وتقدر أن تعمل Approve أو Validate.

اقرأ الـ Status بعناية، لأنه يخبرك أين وصل الطلب بالضبط:

• Second Approval — معناه أن هذا الـ Time Off معمول فيه موافقتان: من المدير ومن بتاع الـ HR. أو أن المدير وافق والطلب مستنٍّ الموافقة منك أنت كـ Time Off Officer، أي أنه وصل للمرحلة الأخيرة.
• To Approve — لم يُعتمد بعد.

وحين تعمل له Validate، خلاص، انتهى الـ Time Off واعتُمد.

تخصيص الرصيد للموظف: Allocation عملياً

من شاشة الـ Allocation تخصّص رصيداً لموظف بعينه. مثال: Regular Allocation للموظف Paul Williams، من يوم كذا إلى يوم كذا، لمدة ٢٠ يوماً. تعمل عليها Validate، فيتم الـ Allocation بتاعه.

هذه هي الخطوة التي ينساها الناس فيتساءلون لماذا الموظف لا يجد رصيداً حين يقدّم الطلب. النوع الذي يحتاج Allocation لا يعمل بغير Allocation.

من عين الموظف: الـ Dashboard والرصيد الذي ينقص

الآن انظر للموضوع من ناحية الموظف. أنا موظف وعايز آخذ Time Off، فأمامي طريقان:

1. أعمل New.
2. أو أروح على اليوم نفسه الذي أريد الإجازة فيه في الـ Dashboard وأضغط عليه.

يطلع لك الطلب: Paid Time Off أم Unpaid أم أي نوع. ولنقل Paid Time Off. أنت لك ٢٠ من ٢٠ — أي ٢٠ يوماً في السنة، والإجازات السنوية التي يسمّونها الناس إجازة اعتيادية. آخذ يوماً من العشرين.

يصير عندي هنا Time Off حالته To Approve، لأنه لم يُعمل له Approve بعد. أروح للـ Management فأجد أن أحمد محتاج Paid Time Off في يوم كذا لمدة يوم، فأعمل له Approve. وبعد الـ Approve يحتاج Second Approval — وهنا ملاحظة مهمة: أنا داخل بيوزر واحد هو المدير والـ Time Off Officer في نفس الوقت، والمفروض أنهما شخصان مختلفان. فكأني عملت الموافقة الأولى، ثم أعمل له Validate.

ارجع الآن للـ Dashboard: ستجد أن اليوم صار فيه Time Off، وأن الرصيد صار ١٩ من ٢٠. أي يوم تأخذه طول السنة يُحسب عليك في السيستم — لم يعد لك إلا ١٩ يوماً بالـ Paid Time Off. هذه أوضح فائدة عملية للشاشة: الرصيد يتحدّث لحظياً بلا كشف يدوي ولا حسابات على الجنب.

ولو أردت أياماً متتالية، اعمل New واختر تاريخ البداية وتاريخ النهاية، فيحسب لك عدد الأيام. ولو كانت الأيام التي اخترتها أكثر مما تسمح به الفترة أو الرصيد، فالسيستم سيقول لك إنك محتاج تقلّل الأيام بتاعتك لأنها لن تكمل الوقت المتاح لك.

الـ Time Off بشكل عام موضوع بسيط، ليس فيه أي مشاكل ولا أي تعقيدات — بشرط أن تضبط النوع من أول مرة: من يوافق، وهل يحتاج Allocation، وباليوم أم بالساعة، وغياب أم وقت عمل. اضبط الأربعة، وكل ما بعدها يمشي وحده. ولو عندك أي سؤال، سيبه في التعليقات ونرد عليه مباشرة أو في فيديو منفصل يشرح الجزئية بالتفصيل.