الموارد البشرية في Odoo عملياً: من الأقسام حتى توقيع العقد

إدارة الموارد البشرية جزء مهم جداً في إدارة أي شركة، والنظام الذي توفّره Odoo لها نظام سَلِس: يسهّل على أي شخص يعمل HR داخل شركة أن يشتغل عليه بسهولة، وفي نفس الوقت يضع بين يديه كل التفاصيل التي يحتاجها لإدارة ملف الموظفين بالكامل.

لكن قبل أي شيء، لاحظ نقطة تربك كثيرين في البداية.

الموارد البشرية في Odoo ليست أيقونة واحدة

لن تجد أيقونة واحدة اسمها HR. ستجد عشر أو اثنتي عشرة أيقونة، كلها مرتبطة بالموارد البشرية:

• Employees — الموظفون الموجودون في الشركة، ولكل واحد صفحة فيها تفاصيله بالكامل.
• Payroll — الرواتب وتفاصيل المدفوعات للموظفين.
• Appraisals — التقييمات.
• Attendances — الحضور والانصراف.
• Recruitment — التعيينات: تعرض وظيفة على موقعك، يبدأ الناس يتقدمون عليها، وتفلتر بينهم حتى المقابلة الأولى والثانية والثالثة ثم تأخذ أحدهم.
• Referrals — ترشيحات الموظفين: حين يرشّح لك أحدهم شخصاً ليعمل في الشركة.
• Time Off — الإجازات بكل أنواعها: سنوية، مدفوعة، غير مدفوعة، مرضية.
• Expenses — مصروفات الموظفين. موظف مبيعات تحرّك، عزم عميلاً على الغداء، سافر على حساب الشركة — يسجّلها من هنا وتُحمّل على الشركة.
• Lunch — إن أردت أن تدلّع الموظفين قليلاً. بدل الورقة التي تُكتب في الشركات: “عايزين تفطروا إيه يا جماعة؟ فطار واحد، اثنين، ثلاثة” — كل موظف يدخل الصباح ويقول: أنا آخذ اثنين فول وواحد طعمية.
• Fleet — السيارات الموجودة في الشركة، سواء سيارات توصيل أو سيارات شخصية مع الموظفين، بكل مصروفاتها، ويمكنك تحديد كم موظفاً على السيارة الواحدة.
• Approvals — الموافقات على أي شيء: إجازة، عقد جديد، أي طلب.

كل هذا مرتبط بالـ HR، ولذلك هو جزء مهم من أي شركة ومن النظام نفسه. والشرح هنا لن يمشي أيقونة أيقونة — سيمشي في سياق دورة عمل حقيقية: أنت موظف HR داخل شركة، وستنفّذ العملية من أولها لآخرها.

ابدأ من الأقسام: الهيكل التنظيمي قبل أي شيء

أول خطوة في الدورة ليست فتح وظيفة، بل التأكد من أن الأقسام (Departments) مضبوطة. لأن الوظيفة تُفتح داخل قسم، والموظف يُعيَّن في قسم، والمدير والـ Coach يأتيان من القسم تلقائياً.

من داخل Employees تدخل على الأقسام، وتضغط على أيقونة الشجرة فيظهر لك الهيكل التنظيمي للشركة بالكامل: Administration، Professional Services، Commercial، Research & Development وهكذا. ويمكنك أن تأخذ قسماً وتضعه تحت قسم آخر — تسحب Sales تحت Commercial فيصير Commercial وتحته Sales.

لإضافة قسم جديد تضغط New وتكتب مثلاً IT، وتختار المدير، ثم الـ Parent Department: القسم الذي فوقه مباشرة. مثلاً Management ثم تحتها Professional Services ثم تحتها IT — فيظهر المسار: Management / Professional Services / IT، تماماً كما ترى Management / Research & Development / R&D USA. وتستطيع أن تعمل إدارة فرعية من إدارة فرعية من إدارة فرعية بلا أي تعقيد.

في نفس شاشة القسم تختار:

• الشركة — لأن النظام يستوعب عدة شركات وعدة فروع، فتحدّد أي شركة يتبعها هذا القسم.
• Appraisal Templates — إن كنت تعمل تقييمات بنموذج معيّن لهذا القسم تحديداً.
• لون للقسم. إضافة شكلية، لكنها تريحك: لون لناس الـ Commercial، ولون لناس الـ Operations.

بعدها ترى في شاشة الأقسام: Professional Services فيها خمسة موظفين، وتحتها IT، وAdministration فيها موظف، وR&D فيها سبعة وتحتها R&D USA.

Recruitment: ما تقرأه من لوحة التحكم قبل أن تفتح وظيفة

الآن نريد أن نعيّن موظفاً في القسم الجديد. تدخل على Recruitment فتقابلك لوحة التحكم: كل الوظائف المفتوحة عندك، وفي كل بطاقة اسم الوظيفة، والشركة التي تعيّن فيها، وكم شخصاً تحتاج في هذه الوظيفة — اثنان Sales، ثلاثة، أربعة، أياً كان.

وتحتها عدد المتقدّمين. وظيفة ليس فيها متقدّم واحد، ووظيفة أخرى فيها ثلاثة، والـ HR فيها اثنان. وبجانبها New Applications — أي من سجّل جديداً ولم تشتغل عليه بعد، مقابل من عملت معه مقابلة أو حرّكته في المراحل.

وفي البطاقة أيضاً الأنشطة (Activities): أنت مطلوب منك أن تكلّم متقدّماً في التليفون، أو تعمل مقابلة اليوم. إن كان النشاط اليوم يظهر بلون، وإن كان متأخراً وعدّى موعده يظهر بلون آخر. ومن أعلى البطاقة تعرف حالة النشر: هل الوظيفة منشورة على موقعك أم لا.

فأنت بغير أن تدخل داخل الوظيفة أصلاً تعرف: كم شخصاً أنت مطلوب منك أن تعيّن، وهل هناك متقدّمون جدد، وكم واحداً تشتغل عليه، وهل هناك مهام متأخرة عليك.

الإعدادات ومسألة الـ CV Digitization

في Settings الخاصة بالـ Recruitment تختار هل تنشر على الموقع أم لا، وشكل عرض الـ CV، وSMS وخلافه. وغالباً — إن كانت هناك شركة تنفّذ لك المشروع — تتعامل معها في جزء الإعدادات.

لكن هناك بند يستحق الذكر: CV Digitization. النظام يقرأ الـ CV ويأخذ منه التفاصيل الأساسية للمتقدّم: الاسم والإيميل ويحفظهما عندك. وقد يأخذ كذلك اللغة والمهارات إن كانت الـ CV مكتوبة بطريقة معيّنة، لكن هذا لا يشتغل دائماً بنسبة كاملة. الاسم والإيميل يأخذهما.

إنشاء الوظيفة ونشرها على موقع الشركة

نفتح وظيفة جديدة: IT Specialist، داخل قسم الـ IT الذي أنشأناه. تكتب الاسم وتضغط Create، فتصير الوظيفة موجودة ويستطيع الناس التقدّم عليها.

الوظيفة لها صفحة على موقع الشركة. تدخل على Job Page فترى اسم الوظيفة، والكلام المكتوب عنها، وزر Apply Now. تريد أن تعدّل؟ تضغط Edit فتفتح لك أقسام الصفحة وتغيّر ما تريد. وهناك ميزة جيدة: تستطيع أن تستخدم الـ AI فيبدأ يكتب لك كلاماً له علاقة بـ IT Job Description، فتأخذه وتحذف منه وتضيف عليه.

وتضيف ما شئت: صورة تعملها Upload، أو Blocks جاهزة — Features، أو Showcase بالمطلوب منك كموظف، أو الـ Map ليظهر بوضوح مكان العمل. هي صفحة ويب عادية تماماً تتحكم في محتواها بالكامل.

ثم Publish — من أعلى الصفحة أو من داخلها — فتعود إلى Recruitment وتجد الوظيفة صارت منشورة وصفحتها واضحة. وانتبه إلى تفصيلة: أنت وأنت تعدّل الصفحة كنت فعلياً تشتغل على موقع الشركة، والأيقونة أعلى الشاشة ما زالت أيقونة الـ Recruitment.

من جهة المتقدّم: ما الذي يراه حين يضغط Apply Now

اذهب إلى صفحة الوظيفة كأنك شخص رآها وأعجبته. تقرأ الكلام، تضغط Apply Now، فيطلب منك: الاسم، رقم التليفون، LinkedIn، الـ CV، ووصف قصير عن نفسك — Anything else you’d like to add. الـ Cover Letter اختياري: لو تركه فارغاً يُترك فارغاً بلا أي مشكلة، وأنت ترى فعلاً من الذي كتب لك خطاباً ومن الذي لم يكتب.

بعد التسجيل تظهر له صفحة شكر تدعوه ليتصفّح الموقع والمنتجات، وتقول له إننا سنتواصل معك خلال ثلاثة أيام.

النقطة هنا ليست شكلية: حتى المتقدّم للوظيفة عندك يشعر أن الموضوع محترم. ليس Google Form، ولا CV تُرسَل على واتساب أو إيميل وتضيع.

المراحل والرفض: كيف يتحرك المتقدّم في الـ Pipeline

ترجع إلى الوظيفة فتجد Application جديداً. وتظهر لك المراحل التي كانت مختفية حين لم يكن هناك أحد:

New، ثم Initial Qualification — أي قيّمتُ الـ CV فقط ووجدت أنه يصلح للانتقال — ثم First Interview، ثم Second Interview، ثم Contract Proposal حيث ترسل له عرض العمل، ثم Contract Signed حيث يوقّع ويصير موظفاً.

وتستطيع أن تضيف مرحلة. مثلاً مرحلة اسمها Maybe: أنا لا أستطيع أن أضعه في First Interview لكنه ربما أرجع له في المستقبل. وتغيّر ترتيب المراحل بالسحب بالماوس، وتغيّر مرحلة المتقدّم بالسحب أيضاً أو من داخل بطاقته.

أما الرفض فله شاشته. تضغط Refuse فيسألك عن السبب:

• غير مناسب للوظيفة.
• المتقدّم نفسه لم تعجبه الوظيفة.
• عرض آخر أفضل.
• مشكلة لغة بينك وبينه.
• Duplicate — قدّم مرتين على نفس الوظيفة، أو كان مقدّماً على وظيفة أخرى عندنا.

وبمجرد أن تختار السبب يخبرك النظام أنه سيرسل إيميلاً لهذا الشخص، والإيميل مبني على Template تضغط على رابطه فتعدّله: تضع اسم شركتك وإيميل الشركة ورقمها. فيصير هذا هو إيميل الرفض القياسي عندك. وهناك قوالب أخرى — إيميل المقابلة وغيره — تجدها في الـ Configuration الخاص بالـ Recruitment.

ملف المتقدّم: التفاصيل التي تجعل الفلترة ممكنة

ادخل على بطاقة المتقدّم تجد كل ما تركه: الإيميل، رقم التليفون، رابط LinkedIn، والـ CV كملف PDF تفتحه وتقرأه من داخل النظام. وتضيف أنت فوقه:

• الدرجة العلمية والـ Interviewers — من الذي سيعمل المقابلة. ويمكن أن يكون الـ Interviewer في مرحلة معيّنة فقط: فلان في المقابلة الأولى، وأخرى في الثانية.
• الـ Recruiter — المسؤول عن العملية من البداية إلى النهاية، وقد يكون شخصاً غير الذي يجري المقابلات.
• التقييم بالنجوم: نجمة، اثنتان، ثلاث.
• المصدر (Source) — جاء من Facebook؟ LinkedIn؟ Glassdoor؟ Indeed؟ من إيميل؟ من إعلان عملناه؟
• Availability — متاح من أي تاريخ.
• Tags — وهذه هي التي تجعل الفلترة ممكنة لاحقاً. تضع مثلاً Tag باسم CCNA، فحين تريد أن تعرف كم واحداً من المتقدّمين معه CCNA تفلتر عليه مباشرة.
• القسم — الذي اخترناه: Professional Services / IT.
• Expected Salary مقابل Proposed Salary — هو يتوقع رقماً وأنت ستعرض رقماً.
• Skills — وتُضبط قائمتها من الـ Configuration الخاص بالموظفين.
• Summary.
• Referred By — إن كان أحد موظفي الشركة قد رشّحه.

وملاحظة مفيدة تتجاوز الـ HR: في خانات النص تكتب علامة الـ Slash فتفتح لك أدوات — نقاط Bullets، رفع صورة، إدراج جدول تختار مقاسه. وهذه ليست في الـ HR وحدها؛ هي في كل Odoo. أنت شغال على الـ CRM وتريد تفاصيل عن عميل، أو على الـ Vendors في المشتريات — نفس الأدوات.

Log Notes: تاريخ المتقدّم الأبيض والأسود

تحت بطاقة المتقدّم يوجد الـ Log Note. تكتب فيه: “لم يردّ على التليفون”. وفي نفس المكان يسجّل النظام كل تغيير حدث تلقائياً: فلان حوّله من Maybe إلى First Interview، ومن Initial Qualification إلى Maybe.

لماذا هذا مهم؟ لأنه بعد شهرين تسأل: نحن رفضنا هذا الشخص، لماذا؟ فترجع إلى الـ History وتقرأها. تكلّم بشكل غير لائق مع الذي أجرى المقابلة، فسجّل هذا في Log Note. أو العكس: وجدتموه مناسباً جداً بعد شهرين ولا أحد يتذكر سبب الرفض الأول. الـ History تعطيك تاريخه الأبيض أو الأسود بدل الاعتماد على ذاكرة أحد.

من متقدّم إلى موظف: صفحة الموظف بالكامل

بعد أن يعدّي المتقدّم المقابلة الثانية وContract Proposal ثم Contract Signed، يظهر لك زر ذكي (Smart Button) اسمه Create Employee. تضغطه فينقلك إلى صفحة موظف كاملة — من داخل نفس الشاشة. لاحظ أعلى الشاشة: أنت ما زلت في Recruitment وتشتغل على أيقونة أخرى من أيقونات الـ HR. هذه من مزايا Odoo.

الصفحة الرئيسية فيها: رقم تليفون العمل، إيميل العمل، الشركة التي يعمل فيها إن كان عندك أكثر من شركة، الـ Position، والمدير والـ Coach — وهذان يأتيان تلقائياً لأننا حدّدناهما على القسم نفسه. وموعد التقييم القادم بالقيمة الافتراضية، غالباً ثلاثة أشهر، وتستطيع تعديلها.

السيرة والمهارات

في تبويب الـ Resume تضيف كل ما يخصه:

• Education — درس في الجامعة الأمريكية في القاهرة مثلاً، مع الـ Type والفترة من تاريخ إلى تاريخ.
• Experience — الشركات التي عمل فيها ومددها.
• Side Project — مشروع جانبي عمله.
• Internal Certification — شهادة داخل الشركة. أنت تعمل على Odoo وتمنح شهادات Odoo 14 وOdoo 15 وOdoo 16.
• Internal Training — تدريب داخلي أقامته الشركة لموظفيها، وأي تدريب منها حضره.

فيصير عندك ملف كامل: كل الخبرات التي مرّ بها، وكل الشهادات، وكل التدريبات التي أخذها عندك. ثم Skills التي تُضاف من الـ Configuration.

معلومات العمل والموافقات

في Work Information تختار موقع العمل: يشتغل من البيت، من مكتب 1، من مكتب 2 — خصوصاً إن كان عندك أكثر من فرع. وترى Organization Chart يعرض التسلسل فوقه وتحته.

ثم — وهذه من أهم الخانات — من الذي يوافق له:

• Expenses: راح مشواراً كلّفه خمسين درهماً، فمن الذي يوافق؟ ومن الذي يوافق على مبلغ أقل؟ ومن الذي لا يوافق أصلاً؟
• Time Off: يريد إجازة، فمن الذي يوافق؟
• Timesheet: اشتغل خمس ساعات على مشروع معيّن، ومن الطبيعي أن يوافق مديره أو مدير المشروع.
• Attendance: الحضور والانصراف، وغالباً موظف الـ HR.

ثم Working Hours: هو على أي نظام؟ المتعارف عليه 40 ساعة في الأسبوع، وهناك من يشتغل 38 ساعة. وفي العراق نفّذنا مشروعاً قبل ذلك كانوا يشتغلون فيه 60 ساعة في الأسبوع — الله يكون في عونهم. ثم الـ Time Zone: هل يعمل في دبي أم في القاهرة أم في بلد أخرى. وإن كان عندك موديول الـ Planning تحدّد له الـ Role والخطة من هنا.

المعلومات الخاصة

في Private Information: الحالة الاجتماعية — متزوج، وعنده ثلاثة أطفال، واسم زوجته وتاريخ ميلادها. ولماذا تاريخ ميلاد الزوجة؟ لأن هناك تنبيهات تذكّر الموظف أن عيد ميلاد زوجته بعد يومين، أو تذكّر الـ HR بعيد ميلاده هو فتعملون له احتفالاً. هذا شغل HR وشغل دلع للموظفين، بعض الـ HR يفعله وأغلبهم لا ينظر إليه أصلاً.

ثم: العنوان الخاص، تليفونه الشخصي، إيميله الشخصي، حسابه البنكي، اللغات التي يتحدثها، المسافة بين البيت والعمل، سيارته الشخصية، جهة الاتصال في الطوارئ لو حصل ظرف، مؤهله الدراسي، والفيزا وتصريح العمل مع إمكانية رفع الملف نفسه.

إعدادات الـ HR: اليوزر والـ Badge

في تبويب الـ HR Settings — وهو مرتبط بالـ Attendance والـ Payroll:

نوع الموظف: Employee، Freelancer، Student، Contractor.

Related User: وهذه نقطة يخلط فيها كثيرون. الموظف الذي سيدخل على النظام ويشتغل عليه لا بد أن يكون له User مربوط بملفه. أما الموظف الذي وجوده على النظام لمجرد أن يعرف الـ HR أن في الشركة موظفاً بهذا الاسم ويطلع له Payslip بشكل معيّن، فهو لن يستخدم النظام، ولذلك لا تربطه بـ User ولا تُحتسب عليك رخصة مستخدم من أجله.

الـ Attendance: تضع له PIN Code وBadge ID. تضغط Create Badge فيطبع لك بطاقة عليها لوجو الشركة واسم الموظف ووظيفته وصورته والباركود. تطبعها كـ ID، وبالسكانر — أو حتى بسكانر الموبايل مربوطاً بالنظام — يعمل الموظف Check In وCheck Out بغير أن يفتح النظام إطلاقاً.

وأعلى الصفحة أزرار للـ Equipment المرتبط به — اللاب توب الذي سلّمته له مثلاً — وللـ Documents المرتبطة به: مستند مشروع، رخصة قيادة، أي ملف تريده محفوظاً على ملفه.

العقد: لا شيء يعمل قبل أن يصير Running

الموظف الآن موجود لكن بلا عقد على النظام. والعقد هو الذي تُبنى عليه الرواتب وتفاصيلها.

تضغط لإضافة عقد فيفتح لك: Contract Reference — وغالباً تضع فيه رقم العقد الرسمي الذي أخذته من الجهة الحكومية — واسم الموظف، وتاريخ البداية وتاريخ النهاية (سنتان مثلاً)، والـ Working Schedule: Standard، أو 45 ساعة، أو 48، أو 38.

ثم تختار على أي أساس تُحسب مستحقاته آخر الشهر: على Work Schedule، أم على الحضور والانصراف، أم على الخطة/المشاريع التي سيعمل عليها. ثم نوع الموظف، والقسم، والـ Job Position، ونوع العقد: Full Time أو Part Time.

ثم تفاصيل الراتب: راتب ثابت، يُدفع شهرياً، بقيمة كذا. وتحته البدلات: Transportation Allowance، وHousing Allowance، وبدلات أخرى. وإن كان هناك ربط محاسبي خاص بالـ HR فموظف الحسابات هو الذي يخبرك به، أو تتركه على الوضع الافتراضي فيذهب إلى الحسابات بطريقته.

تحفظ فيظهر العقد باللون الأحمر — لأنه ما زال غير مفعّل. حالات العقد: New، Running، Expired، Cancelled. ولن تستطيع أن تشتغل عليه إلا حين تحوّله إلى Running. وقتها ترجع إلى الموظف فتجده صار عنده عقد شغّال وتاريخ بداية عمل — والألف مبروك.

التقييم والتوقيع وخطط الـ Onboarding والـ Offboarding

من نفس الملف تتفرع ثلاثة أشياء يخلط فيها الناس:

Appraisal. تنشئ تقييماً للموظف الجديد، والمديرة المسؤولة عنه هي التي تعمله. الشاشة فيها تقييم الموظف لنفسه وتقييم المدير عنه، والمهارات، وأي ملاحظات، وموعد التقييم. وأنت تستطيع أن تعطي الموظف مساحة: بدل أن يكون التقييم بعد خمسة أشهر تجعله بعد سبعة، أو تدفعه شهرين — المهم أن يعرف مسبقاً أن عنده تقييماً قادماً. ثم Confirm.

Sign. تريد أن يوقّع الموظف على العقد؟ ترسل له الـ PDF ليوقّعه، وتختار: على إيميل العمل أم الإيميل الخاص، ومن أي إيميل يُرسَل، والدور الخاص به كموظف، ونسخة لشخص آخر، ومرفقات إن أردت.

Launch Plan — وهذه الأكثر إهمالاً والأكثر فائدة. عندك خطتان: Onboarding لموظف تعيّن للتو، وOffboarding لموظف ترك الشركة، وكل قسم له خطته الخاصة.

مثال Onboarding في الـ IT: تسليمه اللاب توب وتجهيز مواد الـ IT، ثم ثلاثة أيام تدريب على الشبكات الموجودة في النظام، ثم يومان على التعامل مع كاميرات المراقبة، ثم تدريب مبني على مستواه. فيصير عندك هيكل ثابت للأسبوع الأول لأي شخص يدخل قسم الـ IT، لا يتغيّر ولا يُنسى.

ومثال Offboarding: إغلاق كل الصلاحيات، استرجاع اللاب توب، استرجاع السيارة إن كانت معه، إجراءات إنهاء الخدمة، ثم Exit Interview.

التقارير: ابنِ التقرير مرة واحدة واحفظه

آخر جزء في الـ Recruitment هو التقارير: كم شخصاً عيّنّا؟ كم وظيفة عندنا؟ كم متقدّماً؟ كم واحداً رُفض؟

تدخل على Report ثم Recruitment Analysis، فتجد أمامك شيئاً غير مقروء في البداية. الترتيب الصحيح:

1. ابدأ بالـ Measures — ما الذي تقيسه أصلاً؟ احذفها كلها ثم اختر بمزاجك: عدد المتقدّمين، عدد المرفوضين، عدد من عُيّن، Hire Ratio أي نسبة من عُيّن إلى من تقدّم، وProcess Duration أي كم استغرقت العملية. كل واحدة تظهر لك في عمود.
2. اختر محاور الجدول. من علامة الزائد على المحور الرأسي تختار ما تريد: الشركة، ثم داخلها تقسيم آخر، أو حقلاً مخصصاً مثل تاريخ التقدّم أو سبب الرفض. وعلى المحور الأفقي تختار مثلاً اسم المتقدّم، وداخله المصدر، وتاريخ البداية، والـ Recruiter.
3. اقلب المحاور إن رأيت الشكل متلخبطاً — يوجد زر يبدّل المحور الرأسي بالأفقي.
4. Expand All. أنت فتحت التفاصيل على سطر واحد فقط، والباقي كثير جداً. زر واحد يفتح نفس التفاصيل ونفس الحقول على كل السطور، فيصير عندك شيت كامل.
5. احفظه. من خانة البحث تختار Save، وتسميه مثلاً “Recruitment Analysis – Ahmed”. فتدخل في المرة القادمة على التقرير، وتختار المحفوظ من المفضلة، فيطلع لك بالضبط كما بنيته من البداية. ويمكنك كذلك تصديره كملف Excel.

والأهم: هذه الطريقة ليست خاصة بالـ Recruitment ولا بالـ HR. نحو 90% من تقارير النظام تُبنى بنفس المبدأ — تدخل، تختار الـ Measures، تختار المحاور، توسّع، تحفظ. هناك استثناءات قليلة مثل بعض تقارير المخازن، لكن ما عداها يمشي على نفس المنطق.

بهذا تكون قد مشيت الدورة كاملة: قسم، ثم وظيفة منشورة على موقعك، ثم متقدّم دخل من الموقع نفسه، ثم مراحل ورفض بأسباب وإيميلات، ثم ملف موظف كامل، ثم عقد شغّال، ثم تقييم وخطة استقبال، ثم تقرير محفوظ. والباقي — تفاصيل شاشة الموظفين والـ Configuration بالكامل — له فيديو منفصل.