ثلاثة عناصر تبني بها شركتك بدل الجري وراء المشاكل

ثلاثة عناصر لازم يكونوا موجودين في شركتك — سواء كنت تبدأ جديداً، أو شغّال بقى لك فترة، أو حاسس بمشاكل.

وأول نصيحة: ما تجريش وراء المشاكل. قدر ما تجري وراء الثلاث حاجات دي، تخليهم ناضجين كفاية وموجودين عندك في الشركة، ساعتها المشاكل ستبدأ تقلّ بشكل كبير جداً.

العنصر الأول: العمليات الأساسية الخمس

الكور بروسيسز الموجودة عندك في الشركة، وهي خمسة — ثابتة في أي شركة، أياً كانت الشركة:

١. المبيعات. أنت بتبيع إزاي، وبتبيع لمين، والتفاصيل بتاعة المبيعات بالكامل.

٢. التسليم (Delivery). أنت بتبيع منتجاً أو خدمة، فأنت بتسلّم المنتج أو بتسلّم الخدمة دي — عاملة إزاي، بكل تفاصيلها.

٣. المالية (Finance). إزاي بتدير العمليات المالية عندك في الشركة: من حساب التكاليف، للتحصيلات من العملاء، للكوست بتاع المشروع، بكل التفاصيل اللي فيه.

٤. الموارد البشرية (HR). إزاي بعيّن ناساً، وإزاي بحدّد التفاصيل بتاعتهم كلها: من الأونبوردينج، للتدريب، لتمكينهم أن هم يعرفوا يشتغلوا كويس، للديليجيشن — إزاي أديهم تفويضاً.

٥. ما بعد البيع. خدمة ما بعد البيع أو الدعم الفني أو الـ Support. لازم تكون عارفاً بعد ما تبيع البيعة وبعد ما تشتغل مع العميل بتاعك، إزاي هتدّي له دعماً، أو تعمل له ريتنشن يخلّيه يفضل موجوداً كعميل ليك.

هذه خمس عمليات مهمة. لو ركّزت أن تحلّ مشاكلها وتعمل لها سيستم كويس، تكون أنهيت الجزء الأول.

ولاحظ أنها خمسة لا أكثر. المشاكل التي تلاحقها كل يوم، مهما بدت متفرّقة، تنزل في النهاية تحت واحدة من هذه الخمس — فبدل أن تعالج المشكلة، اسأل أي عملية من الخمس هي التي أنتجتها.

العنصر الثاني: المسؤوليات ومصفوفة الصلاحيات

العنصر الثاني هو الريسبونسبيليتيز — المسؤوليات. مين بياخد قرار في إيه، مين بيصرف، مين بيعيّن، مين بيعمل ماذا.

تعمل حاجة اسمها Authority Matrix. تحطّ فيها كل المسؤوليات الموجودة لكل عملية من العمليات دي، وللعمليات الفرعية الموجودة تحتها.

وهذا بالضبط هو الذي يخلّيك تاخد مساحة أنك تعرف تعمل ديليجيشن — تفوّض ناساً وتدّيهم مساحة أن هم يشتغلوا. مش كل مشكلة صغيرة في الشركة بتيجي في ضهرك أنت أو في راسك أنت. لا. في ناس بتاخد ديليجيشن، وفي ناس بتاخد الصدمات بتاعة البزنس وتبدأ تحلّلها — لأنه كُفء أن يعمل ده — وبناءً عليه يبدأ يتواصل معاك في اللي يستاهل.

العنصر الثالث: الأداة

العنصر الثالث هو التول — الأداة اللي هتستخدمها عشان تحقّق الكلام ده.

أنت مثلاً في المبيعات محتاج CRM، فالـ CRM ده هجيبه من مكان فلاني أو سيستم فلاني، سوفت وير يعني. والـ HR نفس الكلام. والحسابات: سيستم حسابات بالشكل الفلاني.

أو ابدأ باستخدام سيستم واحد — زي Odoo مثلاً — بيعمل كل الحاجات دي مع بعضها.

والأداة هنا آخر الترتيب عن قصد، لأنها آخر سؤال: أنت تختار التول بعد أن تعرف العملية التي سينفّذها والشخص الذي سيقرّر فيها، لا قبلهما.

القوام كله ثلاثة أسئلة

الثلاث عناصر دي هي تقريباً قوام أي شركة: العمليات الأساسية بتاعتك، ومين مسؤول عنها ومين بيبتّ فيها، وبتستخدم أي تول علشان توصل ليها.

وأنت لست مطالباً بأن تنهيها كلها غداً. المطلوب أن تنضج — أن تصير موجودة ومكتوبة ومعروفة، بدل أن تكون كلاماً في رأسك أنت وحدك.

ولاحظ أن العناصر الثلاثة مرتّبة عمداً. من يبدأ من الأداة قبل أن يعرف عملياته ومَن يقرّر فيها، يكون قد اشترى سيستماً لفوضى — والسيستم لا يرتّب الفوضى، هو فقط يجعلها أسرع.