دورة المبيعات في Dynamics 365 F&O

في المحطة السابقة تتبّعت المال خارجاً. هنا تتبّعه داخلاً.

والفرق ليس في الاتجاه: دورة الشراء تنتهي بدفعة تملك توقيتها، ودورة البيع تنتهي بتحصيل لا تملكه.

المستندات وقيودها

#	المستند	القيد المحاسبي
‎1	عرض السعر	لا قيد
‎2	أمر البيع	لا قيد — التزام تجاري
‎3	قسيمة التعبئة	تكلفة البضاعة المباعة مدين، والمخزون دائن
‎4	فاتورة العميل	العميل مدين، والإيراد والضريبة دائن
‎5	التحصيل	البنك مدين، والعميل دائن

والصفّ الثالث هو ما يتجاهله نصف المشاريع.

فقسيمة التعبئة هي لحظة خروج البضاعة، وهي التي تُثبِّت التكلفة. ومن لا يرحّلها — ويكتفي بالفاتورة — يفقد الفصل بين التسليم والفوترة تماماً، وتصير التكلفة والإيراد في لحظة واحدة دائماً، وهو ما يخفي مشكلة حقيقية بدل أن يحلّها.

والمشكلة تظهر في الحالة الحدّية: سُلّمت بضاعة في ‎29 سبتمبر وفُوترت في ‎3 أكتوبر. من يرحّل قسيمة التعبئة يرى سبتمبر يحمل تكلفة بلا إيراد، ويعرف أن عليه إثبات إيراد مستحقّ. ومن لا يرحّلها لا يرى شيئاً، وتخرج قوائم الشهرين خاطئة بلا أن ينبّه النظام أحداً.

وهذه هي الإجابة الحقيقية على «لماذا انخفض الهامش هذا الشهر بلا سبب». إجابة توقيت لا إجابة تسعير.

ما يقرّر الحسابات

لا يختار المستخدم حساب الإيراد. يُشتقّ من مجموعات الترحيل التي صمّمتها في المحطة الثالثة: مجموعة العميل، ومجموعة نموذج ترحيل الصنف، ومجموعة الضريبة.

فالخلل في فاتورة واحدة يكاد لا يكون خلل فاتورة. هو مجموعة ترحيل خاطئة تُنتج مئة فاتورة خاطئة. والإصلاح في الإعداد مرة، لا في القيد مئة مرة.

التحصيل غير المسوّى

عميل حوّل مليوناً مقابل سبع فواتير، والمحصّل سجّل التحصيل ولم يسوّه.

والنتيجة: إجمالي رصيد العميل صحيح، وأعمار الديون خاطئة تماماً. فالسبع تظهر متقادمة، والمليون يظهر معلّقاً. ثم يقرأ المدير المالي تقرير الأعمار ويستنتج أن التحصيل متعثّر، وهو ليس كذلك.

وهذا أشيع شكل لعبارة «تقارير النظام غير صحيحة». والنظام صحيح؛ والخطوة الأخيرة لم تُنفَّذ.

والقاعدة: لا يُقفَل شهر وفي الدفاتر متحصّلات غير مسوّاة بلا تفسير مكتوب.

وموضع هذا المنتج بين بدائله في دورة البيع والتجزئة مفصَّل في دليل Dynamics 365 Finance & Operations.

الائتمان — الحدّ الذي يُضبَط مرة ويعمل يومياً

أكثر ما يُطلب من نظام المبيعات بعد الإطلاق بثلاثة أشهر: «أوقِفوا البيع لعميل تجاوز حدّه».

وهذا إعداد لا تطوير، وثلاثة قرارات فيه:

القرار	الخيارات	ما يُغفَل
ما الذي يدخل في الحدّ	الفواتير وحدها، أم معها أوامر البيع والشحنات غير المفوترة	الأخير هو الصحيح، وإلا تجاوز العميل حدّه قبل أن تُصدر فاتورة
ماذا يحدث عند التجاوز	تحذير، أم إيقاف	الإيقاف بلا استثناء معتمَد يوقف مبيعات حقيقية
من يرفع الإيقاف	المبيعات أم المالية	المالية — وإلا فالحدّ زينة

والصفّ الأول هو الخطأ التقني الشائع. فحدّ ائتمان يحسب الفواتير وحدها يسمح بشحن بضاعة لعميل متعثّر ما دامت الفاتورة لم تُصدَر بعد — وهو بالضبط الوضع الذي أُنشئ الحدّ ليمنعه.

والصفّ الثالث سياسي لا تقني. ومن يجعل رفع الإيقاف بيد المبيعات بنى ضابطاً يرفعه من يستفيد من رفعه. واكتب هذا في وثيقة التصميم بالاسم، لا بالوظيفة.

متى لا يكون الإيراد إيراداً

• الدفعة المقدّمة التزام لا إيراد.
• عقد الصيانة السنوي يُوزَّع على اثني عشر شهراً.
• البيع بشرط التركيب أو الفحص لا يُثبَّت قبل تحقّق الشرط.

والثلاثة تُعالَج بإيراد مؤجَّل يُفرَّغ على فترات. ومن أثبت الإيراد عند الفوترة أظهر ربحاً استدانه من الشهور القادمة — وهي أوضح ملاحظة يكتبها المراجع.

ما تفعله عملياً في هذه المحطة

• نفّذ دورة كاملة: أمر، قسيمة تعبئة، فاتورة، تحصيل. ورحّل قسيمة التعبئة عمداً واقرأ قيدها.
• نفّذ الحالة الحدّية: تسليم آخر الشهر وفوترة في الذي يليه، واحسب أثرها على الهامشين.
• غيّر مجموعة ترحيل صنف وشاهد كيف يتغيّر حساب الإيراد بلا لمس الفاتورة.
• سجّل تحصيلاً بلا تسوية، واستخرج أعمار الديون.
• أكمل مسار «إدارة الذمم المدينة» الرسمي — ‎10 ساعات و‎12 دقيقة.
• راجع دورة المبيعات للمبدأ العامّ.

أشهر ثلاثة أخطاء

الأول: تجاهل قسيمة التعبئة. فيضيع الفصل بين التسليم والفوترة، ولا يظهر الخطأ في أي تقرير.

الثاني: تصحيح حساب الإيراد في الفاتورة. العلاج مجموعة ترحيل، لا قيد يدوي متكرّر.

الثالث: ترك التحصيلات بلا تسوية. وقرارات ائتمان على تقرير خاطئ.

اختبار القبول لهذه المحطة

1. اذكر المستندات الخمسة وقيودها، وأيّها يحمل التكلفة وأيّها يحمل الإيراد.
2. اشرح أثر إهمال قسيمة التعبئة على هامش شهرين.
3. اشرح من أين يُشتقّ حساب الإيراد، ولماذا لا يُصحَّح في الفاتورة.
4. اشرح كيف يكون الرصيد صحيحاً والأعمار خاطئة.
5. اعرض معالجة عقد صيانة سنوي مفوتَر مقدّماً.

ماذا بعد

عرفت من أين يدخل المال ويخرج. المحطة التالية تشرح الرقم الذي يقرّر ربحك قبل أن تبيع: المخزون والتكلفة — ومعها إقفال المخزون، وهو المفهوم الذي لا مقابل له في أكثر الأنظمة الأخرى.