دورة المشتريات في Dynamics 365 F&O

في المحطة السابقة بنيت الأساس. هذه أول ما يجري فيه.

المستندات الخمسة وقيودها

#	المستند	القيد المحاسبي
‎1	طلب الشراء	لا قيد — طلب داخلي يمرّ على اعتماد
‎2	أمر الشراء	لا قيد مالي — التزام تعاقدي
‎3	إيصال المنتج	أول قيد حقيقي: استلام مدين، واستحقاق دائن
‎4	فاتورة المورّد	الاستحقاق مدين، والمخزون أو المصروف يستقرّ، والمورّد دائن
‎5	سداد المورّد	المورّد مدين، والبنك دائن

والصفّ الثالث هو الدرس.

فإيصال المنتج ينتج قيداً قبل وصول الفاتورة، ويحمله حساب استحقاق يُشتقّ من مجموعة نموذج ترحيل الصنف التي صمّمتها في المحطة السابقة.

ورصيد هذا الحساب هو أول ما يفتحه المدقّق. ومعناه بسيط: بضاعة دخلت المخزن ولم تصل فاتورتها بعد. فإن كان الرصيد ضخماً وقديماً، فالمعنى أن الدورة لا تُقفَل، لا أن الحساب خاطئ.

والسؤال الذي يُسأل في المقابلة: استُلمت بضاعة في ‎28 سبتمبر ووصلت فاتورتها في ‎6 أكتوبر. في أي شهر المصروف؟ وما الحساب الذي يحمله بينهما؟

سياسة المطابقة

الفاتورة لا تُرحَّل لأن أحداً وافق، بل لأنها طابقت — ثم اعتُمدت.

المستوى	ما يُقارَن
بلا مطابقة	لا شيء — ويُستعمل استثناءً لا عادةً
ثنائية	سعر الفاتورة مع سعر أمر الشراء
ثلاثية	+ الكمية المستلمة في إيصال المنتج

والسياسة تُضبط على مستويات ثلاثة: الشركة، والمورّد، والصنف. وهذا التدرّج هو الميزة: مطابقة ثلاثية على البضائع، وثنائية على خدمات الاستشارات، في الشركة نفسها بلا استثناء يدوي.

وحدود التسامح تقرّر مزاج القسم كلّه.

فتسامح صفر يوقف كل فاتورة فيها فرق هللة، وتسامح واسع يمرّر انحرافاً حقيقياً. والوسط الذي يعمل: نسبة صغيرة مع سقف مطلق. ونسبة واحدة لكل الأصناف خطأ: ‎2% على صنف بمئة ريال لا شيء، وعلى صنف بمليونين اجتماع.

التعليقات ومن يحلّها

حين تفشل المطابقة تُعلَّق الفاتورة فلا تُرحَّل. وأكثر ما يُشتكى منه في هذه المشاريع طابور فواتير معلّقة بلا مالك.

سبب التعليق	السبب الحقيقي	من يحلّه
الكمية المفوترة تفوق المستلمة	بضاعة وصلت ولم يُسجَّل إيصالها	المستودع
انحراف السعر	أمر شراء بسعر قديم، أو بلا اتفاقية	المشتريات
صنف غير موجود في الأمر	شراء تمّ خارج النظام	الإدارة — مشكلة انضباط
فترة مقفلة	تاريخ الفاتورة في فترة أُقفلت	المالية

وثلاثة من أربعة تُحلّ خارج قسم الحسابات. فمن يعالج الطابور بإضافة موظف في الحسابات يعالج العَرَض.

وما يشحنه هذا المنتج في دورة الشراء، وما يحتاج ترخيصاً إضافياً، مفصَّل في دليل Dynamics 365 Finance & Operations.

الاعتمادات — حيث تتراكم الأيام

دورة الشراء لا تتعطّل عند الترحيل بل عند الانتظار.

وثلاثة إعدادات تقرّر سرعتها:

الإعداد	الخطأ الشائع	الأثر
عدد مستويات الاعتماد	أربعة مستويات لطلب بخمسمئة ريال	أسبوع لشراء صغير
التفويض في الغياب	غير مُعدّ	كل إجازة توقف الدورة
حدود الصلاحية بالقيمة	واحدة للجميع	مدير يعتمد ما لا يخصّه

والصفّ الثاني هو الذي يكشف نفسه في أول عطلة رسمية. فالنظام لا يعرف أن المعتمِد مسافر؛ يبقى الطلب في صندوقه إلى أن يعود. وشركة بلا تفويض مُعدّ مسبقاً تتوقّف مشترياتها أسبوعاً في كل عيد.

والقاعدة العملية في التصميم: ابدأ بأقلّ عدد مستويات يقبله المدير المالي، لا بأكثر عدد يطلبه الحاضرون في الورشة. فزيادة مستوى لاحقاً إعدادٌ من دقيقتين، وحذف مستوى بعد أن اعتاده الناس نقاشٌ سياسي من شهر.

واربط حدود القيمة بمستوى الاعتماد لا بالشخص. فالشخص يتغيّر، والمستوى يبقى.

التسوية — الخطوة التي تُنسى فتكذب التقارير

سداد المورّد لا ينتهي بخروج المال. ينتهي بتسوية الدفعة مقابل الفواتير التي سدّدتها.

ومن سدّد بلا تسوية حصل على: رصيد مورّد صحيح، وكشف حساب خاطئ تماماً. فالفواتير تظهر غير مسدّدة، والدفعة تظهر معلّقة، ثم يتصل المورّد مطالباً بفاتورة سُدّدت فعلاً.

والقاعدة الرقابية: لا يُقفَل شهر وفي الدفاتر مدفوعات غير مسوّاة بلا تفسير مكتوب.

ما تفعله عملياً في هذه المحطة

• نفّذ دورة كاملة — طلب، أمر، إيصال منتج، فاتورة، سداد — واقرأ قيد كل مستند.
• نفّذ الحالة الصعبة: إيصال في فترة وفاتورة في التي بعدها، واكتب أثرها على الشهرين.
• اضبط سياسة مطابقة ثلاثية بحدود تسامح، ثم اصنع فاتورة تفشل عمداً وشخّصها.
• سدّد دفعة بلا تسوية، واستخرج كشف حساب المورّد، وانظر بعينك كيف يكذب.
• أكمل مسار «إدارة الذمم الدائنة» الرسمي — ‎9 ساعات و‎56 دقيقة.
• راجع دورة المشتريات للمبدأ العامّ.

أشهر ثلاثة أخطاء

الأول: توقّع القيد عند الفاتورة. ويظهر في أول إقفال حين يكون الاستحقاق أضعاف المتوقَّع.

الثاني: سياسة مطابقة واحدة للشركة كلّها. فتُعلَّق فواتير الخدمات بلا سبب، ويُلغى التعليق يدوياً، فتموت الرقابة بالتعوّد.

الثالث: إهمال التسوية. كشوف حسابات خاطئة، ومكالمات موردين، وقرارات نقدية على أرقام غير صحيحة.

اختبار القبول لهذه المحطة

1. اذكر المستندات الخمسة وقيودها، وأيّها بلا قيد.
2. اشرح حساب الاستحقاق: من أين يُشتقّ، ومتى يُفرَّغ، وماذا يعني تضخّمه.
3. اشرح مستويات سياسة المطابقة الثلاثة ومتى تختلف بينها.
4. اعرض حدود التسامح التي كتبتها وبرّر الرقمين.
5. اشرح كيف يكون رصيد المورّد صحيحاً وكشفه خاطئاً.

ماذا بعد

عرفت جانب الخروج. المحطة التالية هي جانب الدخول: دورة المبيعات — من الأمر إلى التحصيل، وقسيمة التعبئة التي يتجاهلها نصف المشاريع فتضيع بها التكلفة.