دورة المشتريات في Dynamics 365 Business Central

المصفوفة مضبوطة من المحطة السابقة. الآن يتحرّك المال.

وفي هذه المحطة خصوصيتان تفاجئان كل قادم من نظام آخر، والثانية منهما تُنتج سؤالاً يُطرح في كل مشروع.

الخصوصية الأولى: مستند واحد، كمّيتان

في أنظمة كثيرة يُنسَخ أمر الشراء إلى مستند استلام، ثم يُنسَخ إلى فاتورة. وهنا لا يحدث ذلك.

أمر الشراء يبقى مستنداً واحداً، ويحمل على كل سطر كمّيتين مستقلّتين: كمّية للاستلام، وكمّية للفوترة.

والترحيل يجري بثلاثة أشكال: استلام فقط، أو فوترة فقط، أو الاثنان معاً. وكل ترحيل يُنتج مستنداً مرحَّلاً مستقلّاً — إيصال استلام مرحَّل، أو فاتورة مرحَّلة — والأمر الأصلي يبقى حيّاً حتى تُستهلَك الكمّيتان.

الحالة	ما يُرحَّل	ما يبقى مفتوحاً على الأمر
استلام ‎100 وفوترة ‎0	إيصال استلام	كامل الفوترة
استلام ‎60 وفوترة ‎60	إيصال وفاتورة	‎40 استلاماً و‎40 فوترة
استلام ‎0 وفوترة ‎100	فاتورة مقدَّمة	كامل الاستلام
استلام ‎100 وفوترة ‎100	إيصال وفاتورة	لا شيء — يُغلق

والصفّ الثالث هو ما يستحقّ التوقّف: يمكن أن تُفوتَر بضاعة لم تصل. وهذا صحيح تجارياً في حالات، وكارثي إن حدث سهواً — لأنه يُثبت ديناً على الشركة مقابل مخزون لا وجود له.

والقاعدة: اضبط الكمّيتين عمداً في كل ترحيل، ولا تقبل ما تعرضه الشاشة افتراضياً. فأكثر أخطاء هذه الدورة خطأ في رقم لم يُنظَر إليه.

الخصوصية الثانية: الاستلام قد لا يصل إلى دفتر الأستاذ

هنا الفكرة التي يجب أن تُفهم لا أن تُحفَظ.

فترحيل الاستلام يُنتج دائماً قيود صنف وقيود قيمة — أي أن المخزون يزيد كمّية وقيمة في سجلّات المخزون فوراً.

لكن أثره في دفتر الأستاذ مشروط بإعداد. فتسجيل التكلفة المتوقّعة في دفتر الأستاذ — أي إثبات المخزون المستلَم غير المفوتَر في حساب وسيط — ليس مفعَّلاً افتراضياً.

والنتيجة التي تصدم القادم من نظام آخر: تستلم بضاعة بمئة ألف، ولا يتحرّك ميزان المراجعة.

المستوى	يتحرّك عند الاستلام؟	يتحرّك عند الفاتورة؟
قيود الصنف والقيمة	نعم دائماً	نعم — بالتسوية
دفتر الأستاذ	فقط إن فُعِّل الإعداد	نعم دائماً

وأثر ذلك عملي وحادّ: تقرير المخزون وميزان المراجعة لن يتطابقا ما دام هناك مستلَم غير مفوتَر والإعداد مطفأ.

والسؤال الذي يُطرح في كل مشروع: هل نفعّل التكلفة المتوقّعة؟

والجواب الصحيح في أغلب الشركات: نعم — لأن الشركة التي تستلم في آخر الشهر وتُفوتَر في أوّل الذي يليه تريد أن يعكس ميزانها ما تملكه فعلاً. والشركة التي لا تفعّله تقبل فرقاً معروف السبب، وهذا مقبول بشرط أن يكون قراراً لا سهواً.

واكتب هذا السؤال في ورقتك. فهو من الأسئلة القليلة التي يسألها استشاري ولا يسألها مستخدم.

القيود عبر الدورة

الحدث	مدين	دائن
الاستلام — والإعداد مفعَّل	المخزون	حساب التكلفة المتوقّعة
الفاتورة	حساب التكلفة المتوقّعة + الضريبة	المورّد
السداد	المورّد	البنك

ومع إطفاء الإعداد يختفي الصفّ الأول، ويصير قيد الفاتورة: المخزون والضريبة مديناً، والمورّد دائناً.

واقرأ الجدولين معاً مرّة واحدة، فبينهما كل الفرق في قراءة ميزانية شهر لم يُقفَل.

رسوم الصنف — حيث تُصنع التكلفة الحقيقية

الشحن والجمارك والتأمين ليست مصروفاً؛ هي جزء من تكلفة البضاعة.

وهذا المنتج يعالجها بمفهوم مستقلّ — رسم صنف — يُسنَد إلى أسطر استلام بعينها ويُوزَّع عليها بقاعدة: بالكمّية، أو بالقيمة، أو يدوياً.

والفكرة الجوهرية: الرسم يُسنَد إلى الاستلام لا إلى الأمر. فهو يعدّل قيمة قيود القيمة الموجودة، ولهذا يعمل حتى لو وصلت فاتورة الشحن بعد أسبوعين.

ومن يعامل الشحن مصروفاً يُظهر مخزوناً أرخص من حقيقته وربحاً أعلى من حقيقته — وهي أخطر أخطاء التكلفة لأنها تُنتج أرقاماً معقولة الشكل.

المستند المرحَّل لا يُعدَّل

ما رُحِّل صار حقيقة في الدفاتر.

والتصحيح يجري بإشعار دائن يعكس الأثر، ثم يُعاد الترحيل صحيحاً. والمنتج يوفّر إجراءً جاهزاً يبني الإشعار العكسي من الفاتورة المرحَّلة — وهو أنظف من بنائه يدوياً، لأنه يربط الإشعار بالفاتورة ويُطابقهما.

والمطابقة هي البند الذي يُغفَل. فإشعار غير مطابَق يصحّح الرصيد ويترك كشف المورّد يعرض مستندين مفتوحين — وهو ما سيعود في المحطة السابعة.

ما تفعله عملياً في هذه المحطة

نفّذ دورة كاملة على أمر واحد بثلاث ترحيلات: استلام جزئي، ثم استلام الباقي، ثم فوترة الكلّ.
بعد الاستلام الأول، افتح قيود الصنف وقيود القيمة، ثم افتح ميزان المراجعة. الفرق بينهما هو الدرس.
فعّل التكلفة المتوقّعة، وأعد الدورة، وقارن. ولا تنتقل قبل أن تشرح الفرق بجملة.
أسنِد رسم شحن إلى استلام، واحسب التكلفة الجديدة للوحدة يدوياً قبل أن تنظر إلى الشاشة.
أنشئ إشعاراً دائناً من فاتورة مرحَّلة، وتحقّق من مطابقتهما في كشف المورّد.

أشهر ثلاثة أخطاء

الأول: الفوترة بلا استلام سهواً. يُثبت ديناً مقابل مخزون غير موجود، ولا يعترض النظام لأنه سلوك مشروع تجارياً.

الثاني: افتراض أن الاستلام يحرّك دفتر الأستاذ. يُبنى عليه وعد بميزانية مطابقة، ثم يُكتشف الفرق في أول إقفال.

الثالث: معاملة الشحن مصروفاً. أثره في هامش الربح لا في ميزان المراجعة، ولهذا يعيش سنوات بلا أن يُكتشف.

وأثر الانضباط المستندي على تكلفة المشروع مشروح في دليل Dynamics 365 Business Central، والمنطق العامّ للدورة — بلا نظام بعينه — في دورة المشتريات.

اختبار القبول لهذه المحطة

اشرح الكمّيتين على سطر أمر الشراء، وماذا يحدث في كل تركيبة منهما.
اشرح ما الذي يتحرّك عند الاستلام في سجلّات المخزون وفي دفتر الأستاذ، والشرط الفاصل.
نفّذ الدورة مرّتين بالإعداد مطفأً ثم مفعَّلاً، ووثّق الفرق.
أسنِد رسم صنف واحسب أثره يدوياً على تكلفة الوحدة.
صحّح فاتورة مرحَّلة بالطريقة الصحيحة، وأثبت المطابقة.

ماذا بعد

المال خرج. المحطة التالية تُدخله: دورة المبيعات — وفيها الكمّيتان نفسهما بوجه آخر، والحدّ الائتماني الذي يعترض قبل الترحيل، وتكلفة البضاعة المباعة التي تُسجَّل مع الشحن لا مع الفاتورة.