الشركة وبيانات الأساس في Dynamics 365 Business Central

البيئة تعمل من المحطة السابقة. وهذه المحطة هي نصف الفهم في هذا المنتج.

والسؤال الذي تجيب عنه يُطرح في كل مشروع، ويُسأل في كل مقابلة: من أين جاء هذا الحساب؟

القاعدة قبل التفصيل

المنتج لا يسأل المستخدم عن الحساب في أي مستند.

فالبائع يختار عميلاً وصنفاً وكمية ولا يرى حساباً واحداً. والحساب يُستنتَج من تقاطع مجموعتين: مجموعة على الشريك، ومجموعة على الصنف.

وهذه هي المصفوفة.

ما تحمله البطاقة	الجانب	يقابله
مجموعة ترحيل الأعمال العامّة	العميل أو المورّد	مجموعة ترحيل المنتج العامّة على الصنف
مجموعة ترحيل العميل	العميل	حساب الذمم المدينة
مجموعة ترحيل المورّد	المورّد	حساب الذمم الدائنة
مجموعة ترحيل المخزون	الصنف	حساب المخزون، بتقاطعه مع الموقع
مجموعة ترحيل ضريبة الأعمال	العميل أو المورّد	مجموعة ترحيل ضريبة المنتج على الصنف

واقرأ الصفّ الأول والأخير معاً، فبنيتهما واحدة: طرف تجاري × طرف صنفي = سطر إعداد يحمل الحسابات.

ومن يفهم هذه الجملة يفهم هذا المنتج محاسبياً. ومن لا يفهمها يقرأ الدفاتر ولا يعرف من أين جاءت أرقامها، ويصلح الخطأ بقيد يدوي بدل أن يصلح سببه.

المصفوفة عملياً

تخيّل عميلاً «محلّياً» يشتري صنفاً «تجارياً».

فتقاطع المجموعتين يُنتج سطراً واحداً في جدول الإعداد، وهذا السطر يحمل: حساب المبيعات، وحساب المشتريات، وحساب تكلفة البضاعة المباعة، وحسابات الخصم.

وكل فاتورة بين هذا العميل وهذا الصنف تقرأ هذا السطر. فتغييره يغيّر مصير كل الفواتير القادمة بقرار واحد — وهذه قوّة المصفوفة.

وهي في الوقت نفسه خطرها: فالتقاطع الناقص يوقف الترحيل برسالة خطأ، والتقاطع الخاطئ يرحّل بهدوء إلى حساب غير مقصود.

والثاني أخطر من الأول بكثير. فالخطأ الذي يوقفك يُصلَح في دقيقة، والخطأ الذي يمرّ يُكتشف في الإقفال بعد ثلاثة أشهر.

قاعدة التصميم — وهي ما يفصل المشروع الحيّ عن المهجور

عدد أسطر الإعداد = عدد مجموعات الشركاء × عدد مجموعات الأصناف.

فأربع مجموعات شركاء وخمس مجموعات أصناف تُنتج عشرين سطراً. ومن يُنشئ عشر مجموعات على كل جانب يبني مئة سطر — وكلّها تُصان، وكلّها تُراجَع عند أي تغيير.

والقاعدة: أقلّ عدد من المجموعات يحقّق التمييز المطلوب فعلاً.

والسؤال الذي يقرّر إنشاء مجموعة جديدة سؤال واحد: هل تذهب حساباتها إلى حسابات مختلفة؟ فإن كان الجواب لا، فهذه ليست مجموعة؛ هذا بُعد — وهو موضوع القسم التالي.

والخطأ الأشهر هنا أن تُنشأ المجموعات على أساس تنظيمي — مجموعة لكل فرع، ولكل مندوب، ولكل قطاع — وهي كلّها تذهب إلى الحسابات نفسها. فتتضاعف المصفوفة بلا مقابل محاسبي واحد.

الأبعاد — البديل الذي يمنع تضخّم الدليل

السؤال الذي يبدأ به كل مشروع: «نريد أن نعرف ربح كل فرع، وكل مشروع، وكل خطّ منتجات.»

والجواب الخطأ أن يُضاف مقطع إلى دليل الحسابات لكل واحد — فيتحوّل دليل من مئتَي حساب إلى ألفين، ويصير غير قابل للقراءة ولا للصيانة.

والجواب الصحيح: بُعد.

فالبُعد وسم يُعلَّق على القيد — قسم، أو مشروع، أو منطقة — ويُصفّى به أي تقرير. والحساب يبقى حساباً واحداً، والتحليل يجري على البُعد لا على الحساب.

وبُعدان منهما «عامّان» أي متاحان للتصفية في كل مكان تقريباً، وهما اللذان يُختاران بعناية، لأن بقيّة الأبعاد تبقى متاحة بعمق أقلّ.

والقاعدة العملية: القسم والمشروع هما الاختيار الافتراضي للبُعدين العامّين في أغلب الشركات. ومن يستعملهما لشيء أدنى قيمة يدفع الثمن في كل تقرير بعدها.

واضبط القيمة الافتراضية للبُعد على البطاقة — على العميل، وعلى الصنف، وعلى الحساب — لا على المستند. فالبُعد الذي يُملأ يدوياً في كل مستند بُعد يُنسى، والتقرير الذي يُبنى على بُعد منسيّ يُنتج سطر «غير محدَّد» يبتلع نصف الأرقام.

متسلسلات الترقيم — تُضبط مرة وتُنسى

كل مستند وكل بطاقة يأخذ رقمه من متسلسلة معرَّفة.

واضبطها قبل أن تُنشئ أي شيء. فتغيير نمط الترقيم بعد ألف مستند يترك أرشيفاً بنمطين، ولا يُصلَح بأثر رجعي.

وقاعدتها بسيطة: نمط قصير مفهوم يقرؤه محاسب، لا رمز طويل يشرح كل شيء ولا يقرؤه أحد.

بطاقة الصنف — سؤالان قبل أي حقل

‎1. أهو صنف مخزني، أم غير مخزني، أم خدمة؟ فهذا يقرّر هل تُتابَع كميّته وقيمته أصلاً.

‎2. بأي طريقة يُقيَّم؟ وهو سؤال المحطة السادسة كاملة، ويُقرَّر هنا لا هناك — وتغييره على صنف له حركة ليس تبديل حقل.

وما عدا هذين يُملأ عند الحاجة. فالحقل الذي يُملأ لأن الشاشة تعرضه حقل يُصان إلى الأبد بلا مقابل.

ما تفعله عملياً في هذه المحطة

• ارسم المصفوفة على ورقة أولاً بمجموعتَي شركاء وثلاث مجموعات أصناف، واكتب الحسابات في كل تقاطع، ثم انقلها إلى النظام. الترتيب مقصود.
• أنشئ عميلاً وصنفاً بمجموعتين لا تقاطع بينهما، وحاول ترحيل فاتورة، واقرأ رسالة الخطأ. هذه أنفع رسالة خطأ في المنتج.
• غيّر حساب المبيعات في سطر واحد، ورحّل فاتورة، وأثبت أن القيد تبع التغيير.
• صمّم بُعدين بقيم افتراضية على البطاقات، ورحّل خمسة مستندات، وأخرج تقريراً مصفّى بالبُعد.
• اترك بُعداً فارغاً عمداً في مستند واحد، وانظر كيف يظهر في التقرير. هذا الدرس لا يُنسى.

أشهر ثلاثة أخطاء

الأول: إنشاء مجموعة لكل تصنيف تنظيمي. تُضاعف المصفوفة بلا تمييز محاسبي واحد — والعلاج بُعد لا مجموعة.

الثاني: استعمال دليل الحسابات لما تفعله الأبعاد. ينتج دليلاً لا يُقرأ، وتقارير لا تُبنى إلا ببرمجة.

الثالث: ترك الأبعاد بلا قيمة افتراضية. تُملأ في الشهر الأول وتُنسى في الثاني، ثم يُطلب تقرير عن سنة نصفها غير موسوم.

وأثر جودة هذا الإعداد على أيام التطبيق وعلى تكلفة المشروع مشروح في دليل Dynamics 365 Business Central.

اختبار القبول لهذه المحطة

1. ارسم المصفوفة من الذاكرة واشرح ما يُنتجه كل تقاطع.
2. اشرح متى تكون الحاجة مجموعة ومتى تكون بُعداً، بسؤال واحد فاصل.
3. شخّص قيداً ذهب إلى حساب غير متوقّع وردّه إلى سطر الإعداد الذي سبّبه.
4. صمّم بُعدين عامّين لشركة بثلاثة فروع وخمسة مشاريع، وعلّل اختيارك.
5. احسب عدد أسطر الإعداد لتصميم فيه أربع مجموعات شركاء وستّ مجموعات أصناف، وقل هل هو مقبول.

ماذا بعد

عرفت من أين يأتي الحساب. المحطة التالية تحرّك أول مال: دورة المشتريات — ومعها خصوصية هذا المنتج التي تُفاجئ القادم من غيره: الاستلام والفوترة يجريان من المستند نفسه، بكمّيتين مستقلّتين.