دورة المبيعات في ERPNext

دورة المبيعات مرآة دورة المشتريات في شكلها، وتختلف عنها في موضعين يصنعان كل الفرق: الإيراد يُعترف به هنا، وتكلفة البضاعة المباعة تُحسب هنا. ومن يخطئ في أيّهما يحصل على هامش ربح خاطئ لا يكتشفه إلا بعد الإقفال.

المستندات وأثر كل واحد

#	المستند	أثره في دفتر المخزون	أثره في دفتر الأستاذ العام
‎1	العميل المحتمل والفرصة	لا شيء	لا شيء
‎2	عرض السعر	لا شيء	لا شيء
‎3	أمر البيع	حجز كمية — لا حركة	لا شيء
‎4	إذن التسليم	سطر صادر بقيمته	قيد تكلفة البضاعة المباعة
‎5	فاتورة البيع	لا شيء	قيد الإيراد والضريبة والذمم
‎6	قيد التحصيل	لا شيء	قيد دائماً

الفرق الجوهري عن المشتريات في السطر الثالث: أمر البيع يمسّ المخزون وإن لم يحرّكه. لا سطر وارد ولا صادر، لكن الكمية صارت محجوزة، والمحجوز يخرج من المتاح للبيع.

الكميات الأربع — ونصف مكالمات الدعم تُحلّ بهذا الجدول

الكمية	معناها	من يستعملها
الفعلية	ما في المستودع الآن	أمين المخزن
المحجوزة	ما وعدت به عملاءك ولم يخرج	المبيعات
المتاحة	الفعلية ناقص المحجوزة	من يقرّر البيع اليوم
المتوقّعة	المتاحة مضافاً إليها المطلوب شراؤه	المشتريات والتخطيط

الكمية التي تحكم قرار البيع هي المتاحة، لا الفعلية. ومن يقرأ الفعلية يبيع بضاعة موعودة لغيره، فيخرج من الشهر بعميلين غاضبين ومندوب يشكو من «أخطاء النظام».

وحين يقول لك النظام إن الكمية غير كافية بينما التقرير يعرض رصيداً، فالجواب في هذا الجدول: الرصيد فعلي، والاعتراض على المتاح.

القيد الذي يولد عند التسليم ولا يفتحه أحد

عند اعتماد إذن التسليم في الجرد المستمر يُنشأ قيد بطرفين:

• مدين: تكلفة البضاعة المباعة.
• دائن: حساب مخزون المستودع.

وثلاث ملاحظات على هذا القيد تستحقّ الوقوف:

الأولى: قيمته ليست سعر البيع. هي تقييم البضاعة المحسوب بطريقة التكلفة التي اخترتها على بطاقة الصنف — الوارد أولاً أو المتوسط المتحرّك. وهذه هي الصلة المباشرة بين هذه المحطة والمحطة السادسة.

الثانية: يولد عند التسليم لا عند الفاتورة. فإن سلّمت في مارس وفوترت في أبريل، فالتكلفة في مارس والإيراد في أبريل — ومارس يظهر بخسارة وأبريل بربح خيالي. هذا أشهر سبب لسؤال «لماذا انهار هامش الشهر؟» وليس فيه أي خلل تقني.

الثالثة: لا أحد يفتحه. يمرّ المستخدم على شاشة التسليم ويضغط الاعتماد ولا ينظر خلفها. وهي بالضبط الشاشة التي تُبنى عليها كل أرقام الربحية.

متى يُعترف بالإيراد

عند اعتماد فاتورة البيع، لا قبلها:

• مدين: الذمم المدينة بالإجمالي.
• دائن: الإيراد بالصافي.
• دائن: الضريبة المستحقّة بمقدارها.

فالإيراد ليس عند التسليم، وليس عند التحصيل. والتحصيل لا يزيد الإيراد ولا يُنقصه؛ يحوّل ذمة إلى نقدية.

اقرأ الجملة السابقة مرتين، لأن أكثر من نصف من يتعلّمون هذه الأنظمة بلا أساس محاسبي يظنّون أن البيع يُسجَّل عند دخول النقد — ثم لا يفهمون لماذا تُظهر القائمة ربحاً بينما الحساب البنكي فارغ.

الحالات التي تصنع الفرق

الفوترة الجزئية. أمر بمئة، تسليم أربعين، فاتورة أربعين. اقرأ ما يبقى مفتوحاً في الأمر، وافهم أن الأمر يحمل ثلاثة أرقام لا رقماً واحداً: المطلوب، والمسلَّم، والمفوتر.

الدفعة المقدّمة. نقد يدخل قبل أي تسليم. وهو التزام لا إيراد حتى يُسلَّم شيء. اقرأ الحساب الذي ذهبت إليه، وتحقّق أنه في جانب الالتزامات من الميزانية لا في قائمة الدخل.

إشعار الدائن. الطريق الوحيد لتصحيح فاتورة معتمَدة. مرتبط بالأصل، يعكس أثره كلياً أو جزئياً، ويبقى الاثنان في السجلّ. وهذه هي الآلية نفسها التي تفرضها الفوترة الإلكترونية في المحطة الثامنة — فمن أتقنها هنا وجدها هناك مطلباً محقَّقاً سلفاً.

البيع بلا مخزون. خدمة أو صنف غير مخزني. لا إذن تسليم، ولا قيد تكلفة بضاعة مباعة، والفاتورة وحدها هي الحدث. والمقارنة بين هذه الحالة والحالة العادية تُظهر لك أين يعيش الهامش بالضبط.

أشهر ثلاثة أخطاء

الأول: الفوترة بلا تسليم عادةً. يعمل، وينتج إيراداً بلا تكلفة في الشهر نفسه، فيبدو الهامش ممتازاً حتى يظهر التسليم في شهر لاحق فينقلب.

الثاني: قراءة الرصيد الفعلي بدل المتاح. موصوف أعلاه، وهو أكثر سوء فهم شيوعاً بين مستخدمي المبيعات.

الثالث: تصحيح فاتورة بإلغائها ثم إعادة إصدارها برقم جديد بلا إشعار دائن. يعمل داخل النظام، ويصبح مشكلة حقيقية حين يكون رقم الفاتورة قد أُرسل إلى جهة ضريبية. والسبب في المحطة الثامنة.

اختبار القبول لهذه المحطة

1. نفّذ الدورة كاملة: عرض سعر، أمر بيع، تسليم، فاتورة، تحصيل.
2. اقرأ الكميات الأربع للصنف بعد أمر البيع وقبل التسليم، واشرح الفرق بينها بجملة لكل واحدة.
3. افتح قيد تكلفة البضاعة المباعة الناتج عن التسليم، وقارن قيمته بتقييم الصنف. إن لم يتطابقا فأنت أمام درس، لا خطأ.
4. نفّذ دفعة مقدّمة، وتحقّق أنها في الالتزامات لا في الإيراد.
5. أصدر إشعار دائن على فاتورة معتمَدة، واقرأ قيده، وتحقّق أن الفاتورة الأصلية لم تُمسّ.

وإن أردت الدورة نفسها بمنطقها المحاسبي مستقلّة عن أي نظام، فهي مشروحة في دورة الطلب حتى التحصيل. وما يشحنه هذا المنتج في دورة البيع، وأين يحتاج تطبيقاً إضافياً، مفصَّل في دليل ERPNext.

ماذا بعد

نفّذت دورتين كاملتين وقرأت قيودهما. المحطة التالية تُجيب عن السؤال الذي علّقناه مرتين: من أين جاء رقم تكلفة البضاعة المباعة بالضبط — ولماذا يتغيّر هامشك بتغيير سطر واحد على بطاقة الصنف، بالأرقام لا بالوصف.