الميثاق والحوكمة: من يقرّر ماذا

في المحطة السابقة عرفت ما تتسلّمه. هذه المحطة عن الآلة التي ستُدير بها كل ما بعده.

وابدأ من ملاحظة تفسّر أغلب التعثّر: المشاريع لا تتأخّر بسبب أخطاء، بل بسبب انتظار.

فقرار «هل نغيّر دليل الحسابات؟» ينتظر ثلاثة أسابيع لأن من يملكه غير واضح. وثلاثة أسابيع في مشروع مدّته ثمانية أشهر تساوي ‎9٪ من المدّة، لقرار واحد.

والحوكمة ليست بيروقراطية. هي الآلة التي تحوّل السؤال إلى جواب في مهلة معلومة.

الميثاق — صفحتان، لا أكثر

ميثاق أطول من صفحتين لا يُقرأ، وميثاق لا يُقرأ غير موجود.

وثمانية بنود، كلّ واحد في ثلاثة أسطر:

لماذا هذا المشروع — بعبارة العميل لا بعبارتك، وبمقياس واحد يُقاس بعد سنة.
ما في النطاق بالاسم — وحدات، وكيانات، ومواقع، وعمليات.
ما خارج النطاق بالاسم — وهذا البند أثمن من الذي قبله.
المعالم والتواريخ — خمسة معالم لا خمسين.
الميزانية وما يُصرَف عليه.
الفريق: من، وبكم من وقته — بالنسبة المئوية لا بالاسم وحده.
هيكل القرار — من يقرّر ماذا، وفي كم يوماً.
معيار النجاح — ما الذي يجعلنا نقول إن المشروع نجح، مكتوباً الآن لا في نهايته.

والبند الثامن هو الذي يُهمَل ويُختلف عليه في النهاية. فمشروع بلا معيار نجاح مكتوب مسبقاً يُحكَم عليه بمزاج من يحكم، وغالباً بآخر شكوى سمعها.

هيكل القرار

ثلاث طبقات، وكلّ قرار ينزل إلى أدنى طبقة تستطيع حسمه:

الطبقة	ما تقرّره	المهلة
فريق العمل	تفاصيل التهيئة داخل النطاق المعتمَد	‎48 ساعة
مدير المشروع من الطرفين	تفاصيل الجدول، والموارد، والأولويات	‎5 أيام
لجنة التوجيه	النطاق، والميزانية، والتواريخ الكبرى	اجتماعها القادم

والقاعدة التي تجعل هذا يعمل: لكل قرار مهلة، وتجاوزها تصعيد آلي لا شخصي.

فالتصعيد ليس شكوى. هو آلية مكتوبة في الميثاق ومعتمَدة من الجميع مسبقاً، فلا يُقرأ حين يقع على أنه اتهام.

لجنة التوجيه — تجتمع لتقرّر

أكثر لجان التوجيه تجتمع لتستمع إلى عرض حالة. وهذا إهدار لأغلى ساعة في الشهر.

وثلاث قواعد تجعلها تعمل:

الأولى: جدول الأعمال قرارات لا تحديثات. فبدل «عرض حالة الترحيل»، «نطلب قراراً: هل نرحّل تاريخ سنتين أم خمس؟ خياران بأثريهما على الجدول والتكلفة».

الثانية: الوثائق قبل ‎48 ساعة. ومن لم يقرأ لا يصوّت. وهذا يُكتب في الميثاق ويُطبَّق من أول اجتماع، وإلا لم يُطبَّق أبداً.

الثالثة: سلطة الحضور. ومن يحضر ولا يستطيع أن يقرّر يجعل الاجتماع بلا معنى. وممثّل العميل في اللجنة يجب أن يملك اعتماد النطاق والميزانية، لا أن ينقل.

ودورية الاجتماع: كل أسبوعين في مشروع من ستة إلى تسعة أشهر. والشهري بطيء جداً، والأسبوعي يحوّل اللجنة إلى فريق عمل.

تقرير الحالة — صفحة واحدة

تقرير الحالة الطويل لا يُقرأ، والذي لا يُقرأ لا يحمي أحداً.

وستّة بنود تكفي، أسبوعياً:

حالة المعالم الخمسة: في الموعد، أم متأخّر بكم يوماً — بالرقم لا باللون.
قرارات تنتظر، ومن ينتظرها، ومنذ متى. وهذا البند وحده هو التقرير.
المخاطر الثلاثة الأعلى وما تغيّر فيها هذا الأسبوع.
ساعات المستخدمين الرئيسيين: المخطّط مقابل المتحقّق.
طلبات التغيير: عددها، ومجموع أيامها، والمتبقّي من الاحتياطي.
ما أحتاجه منكم هذا الأسبوع — بندان بحد أقصى.

والبند الأخير هو ما يفصل تقريراً يُقرأ عن تقرير يُؤرشَف. فمدير مشروع يطلب شيئين محدّدين كل أسبوع يُقرأ تقريره؛ ومن يسرد إنجازات يُقرأ مرة ثم يُهمَل.

ولا تستعمل الألوان وحدها. «أصفر» لا يعني شيئاً، و«متأخّر ستة أيام والاحتياطي المتبقّي أربعة» يعني كل شيء.

سجلّ القرارات

جدول واحد، يُبدأ في اليوم الأول، ولا يُغلَق:

#	القرار	البدائل التي رُفضت	من قرّر	التاريخ	الأثر

وعموده الثاني هو قيمته كلّها. فبعد سبعة أشهر يسأل أحدهم: «لماذا لم نفعلها بالطريقة الأخرى؟». ومن عنده السجلّ يجيب في ثلاثين ثانية بما فيه من بدائل وأثر؛ ومن ليس عنده يفتح النقاش من أوّله، ويخسر أسبوعاً.

والقرارات تُسجَّل أثناء وقوعها لا في نهاية المرحلة. فسجلّ يُملأ بأثر رجعي يُملأ بما يتذكّره كاتبه، وهو غير ما حدث.

ما تفعله عملياً في هذه المحطة

اكتب الميثاق في صفحتين بالبنود الثمانية، وخُذ عليه توقيعاً.
اكتب معيار النجاح بالرقم واعرضه على راعي المشروع قبل الكيك-أوف.
اكتب هيكل القرار بمهلاته في الميثاق نفسه.
حدّد أعضاء لجنة التوجيه بالاسم، وتحقّق من أن كلّاً منهم يملك القرار الذي يُنتظَر منه.
افتح سجلّ القرارات في اليوم الأول واكتب فيه أول قرار اليوم.

أشهر ثلاثة أخطاء

الأول: ميثاق من عشرين صفحة. يُكتب ولا يُقرأ، فلا يحكم شيئاً.

الثاني: لجنة توجيه بلا سلطة. فتُعرَض القرارات وتُؤجَّل، ويصير الاجتماع طقساً.

الثالث: تأجيل سجلّ القرارات. فيُعاد فتح ما حُسم، مرّة بعد مرّة.

اختبار القبول لهذه المحطة

اعرض ميثاقك بالبنود الثمانية في صفحتين.
اذكر معيار النجاح بالرقم ومن اعتمده.
اعرض هيكل القرار بمهلاته وآلية التصعيد.
اذكر أعضاء لجنة التوجيه وما يملك كلّ واحد اعتماده.
اعرض سجلّ القرارات بثلاثة قرارات على الأقلّ ببدائلها.

ماذا بعد

بنيت الآلة. المحطة التالية تحمي ما تبنيه: النطاق وضبط التغيير — لماذا يتمدّد النطاق بطلبات صغيرة، وكيف يُقاس الطلب الصغير قبل قبوله.

القصص في هذا المسار مركّبة: وقائع حقيقية من أكثر من ألف شركة تعاملت معها في مصر والإمارات، أُعيد تركيبها في حالات لا تخصّ شركة بعينها. لا أسماء أشخاص ولا أسماء شركات، ولا تفاصيل تدلّ على أحد. الأرقام المنسوبة إلى مصدر منشور مذكور مصدرها بالاسم والتاريخ؛ وما عداها تقدير مُعلن أنه تقدير.